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RESSYX Hilfe & Support
RESSYX E-Mail-Vorlagen

 

E-Mail-Vorlagen für Ihre Korrespondenz
Die Korrespondenz mit Kunden ist über RESSYX sehr einfach. E-Mail-Vorlagen sind standardisierte E-Mails, die sich sich Ihren Reservierungsobjekten, den Buchungszeiträumen und den Kunden anpassen. Bei jeder Statusänderung einer Reservierung, z. B. vom Status Anfrage zum Status gebucht, bereitet RESSYX automatisch die passende E-Mail für den Versand vor. Die generierte E-Mail kann noch vor dem Versand geändert werden. Es existieren 3 verschiedene Typen von E-Mail-Vorlagen:

  • Best. Reservierungsanfrage: Die Bestätigungs-E-Mail wird unmittelbar nach einer Online-Reservierungsanfrage versendet - sie kann aber auch manuell bei einer neu erstellten Anfrage über den Reservierungskalender verschickt werden. Die Bestätigung der Reservierungsanfrage verfolgt verschiedene Zwecke:
    • A. Rückmeldung an den Kunden, dass die Anfrage angekommen ist.
    • B. Um sicherzustellen, dass die Anfrage auch beabsichtigt war, muss der Kunde die Anfrage und seine E-Mail-Adresse bestätigen.
    • C. Der Kunde aktualisiert seine eigenen Kundendaten im Bestätigungsformular.
    • D. Die Reservierungsbedingungen des Anbieters (das sind Sie) werden ebenfalls bestätigt.
  • Absage Reservierungsanfrage: Teilen Sie dem Kunden mit, dass eine Reservierung für diesen Zeitraum nicht möglich ist.
  • Reservierungsbestätigung: Teilen Sie dem Kunden mit, dass der Termin nun fest gebucht ist.

 

Platzhalter in der E-Mail
Die E-Mail-Vorlagen sind so aufgebaut, dass der Kundenname, der Buchungszeitraum oder das Reservierungsobjekt automatisch von RESSYX eingesetzt werden können. Dafür gibt es sog. Platzhalter, die in den Text eingebaut werden können. Folgende Platzhalter dürfen Sie verwenden:

  • <anrede> Anrede des Kunden
  • <vorname> <name> Vorname und Name des Kunden
  • <ressource> Name des angefragten Objektes / Hauses / Ferienwohnung etc.
  • <anfragedatum> Zeitraum, für den angefragt wurde
  • <anreisedatum> Anreisedatum
  • <abreisedatum> Abreisedatum
  • <anreiseuhrzeit> Anreiseuhrzeit
  • <abreiseuhrzeit> Abreiseuhrzeit
  • <tage> Anzahl der Übernachtungen
  • <personen> Anzahl der Personen
  • <link> Link zur Seite mit der Reservierungsbestätigung für den Kunden
  • <heute> Heutiges Datum
  • <kaution> Kosten der Kaution
  • <endreinigung> Kosten der Endreinigung
  • <anzahlung_prozent> Anzahlung in Prozent

 

Frage: Mein Kunde erhält beim Klicken auf die Reservierungsbestätigung die Meldung "Die Seite ist nicht mehr gültig." Was bedeutet das?
Diese Fehlermeldung kann zwei Gründe haben. Erstens hat der Kunde bereits die Reservierung bestätigt. Dann wird die Reservierungsseite ungültig, da nicht doppelt bestätigt werden kann. Die Fehlermeldung kann im anderen Fall auch auftreten, wenn zwischen der Anfrage und der Reservierungsbestätigung 7 Tage verstrichen sind. Auch dann ist die Seite nicht mehr gültig. Die Frist von 7 Tagen kann im RESSYX-System nach Ablauf wieder um 7 Tage verlängert werden.